Kemana menghilangnya dokumen sokongan Perniagaanku?

Salam Ukhwah pada semua...

Sketsa:-

Begitu pantas masa berlalu hinggakan kini sudah menjelang tiba waktunya....Diriku terpana dan merasa kaget sekali betapa perlunya perniagaanku perlu disediakan laporan kewangan kerana tempoh masanya sudahpun tiba...

Sahabatku telah berulangkali memberitahuku untuk merekodkan segala butiran yang berkaitan perniagaanku, namun mungkin kesibukanku telah menyebabkanku alpa dan terlupa segalanya...mungkin fokusku pada jualan atau pendapatan saja... 

Aku diberitahu oleh akauntanku untuk menyediakan "dokumen sokongan perniagaan" untuk beliau menyiapkan laporan kewanganku.....Aku tercari-cari, habis ku gelidah segala ceruk pejabatku namun hampa kerana kealpaanku memberikan "kesan yang serius" kepada bentuk laporan kewanganku nanti...

Persoalannya:-

• Apakah "dokumen sokongan perniagaan" itu?
• Apakah "kesan yang serius" tersebut?

Jeng...jeng ...jeng..

DOKUMEN SOKONGAN PERNIAGAAN

• Dokumen sokongan perniagaan adalah rekod dalam bentuk bertulis atau bercetak yang memaparkan maklumat berkaitan perniagaan samada masuk atau keluar.

• Dokumen yang berkaitan perniagaan adalah bergantung juga kepada Jenis Perniagaan/ Nature of Business Tuan-tuan. Contoh yang diberi merujuk kepada perniagaan kecil dan sederhana (SME)

• Dokumen penting berkaitan secara langsung dengan Kewangan dan melibatkan Perniagaan adalah seperti berikut:-

          Duit Masuk/ Inflow

1. Invois Jualan - memaparkan jumlah jualan syarikat
2. Resit Terima Bayaran-Untuk mengenalpasti bayaran yang diterima selaras dengan jumlah yang diterima dalam Bank
3. Slip Deposit Bank- Jumlah bayaran masuk oleh Pelanggan
4. Penyata Bank - Menunjukkan duit keluar masuk syarikat melalui Bank (sangat penting)
5. Buku Tunai - Rekod duit keluar masuk syarikat melalui Tunai di tangan

          Duit Keluar/ Outflow

1. Baucar Bayaran/ Payment Voucher - Baucar yang dikeluarkan bagi pembayaran oleh syarikat
2. Buku Cek - Pastikan maklumat dibuku cek diisikan dengan lengkap agar mudah untuk tuan-tuan menjejaki semula jenis bayaran tersebut.

• Dokumen dan maklumat lain yang penting secara tidak langsung melibatkan Perniagaan, antaranya adalah seperti berikut:-

1. Senarai Penghutang
2. Senarai Pemiutang
3. Senarai Aset
4. Salinan Perjanjian Sewa Pejabat
5. Salinan Perjanjian Sewa Beli Kenderaan
6. Salinan Perjanjian berkaitan Kontrak atau Tender (bergantung pada jenis perniagaan)
7. Salinan Penyata Pinjaman
8. Salinan Pelaburan
9. Senarai Gaji Pekerja
10. Senarai Stok di Stor
11. Salinan Penyata Akaun yang lepas (Penyata Laporan Audit bagi Syarikat Sdn. Bhd.)
12. Salinan Pengiraan Cukai yang lepas
13. Salinan Borang Kesetiausahaan (Borang Memorandum and Articles, Borang 9, 11, 24, 32A, 49 (Bagi Syarikat Sdn. Bhd.)

• Bagi "Pemilik Perniagaan", barangkali sering terlupa bahawa duit yang mereka belanjakan adalah merupakan kos dan boleh direkodkan sebagai perbelanjaan syarikat. Pokok pangkalnya ia berkaitan dengan perniagaan contoh seperti perbelanjaan berikut:-
• Perjalanan - Petrol, Tol dan Parking - Belanja perjalanan dalam menguruskan perniagaan
• Belanja Keriaan/ Entertainment - Belanja makan Pelanggan atau Pekerja
• Perbelanjaan pendahuluan untuk operasi syarikat
• dan lain-lain
• Walaubagaimanapun dokumen berkaitan perlu disimpan sebagai bukti sokongan.

KESAN KEKURANGAN/ KETIADAAN DOKUMEN SOKONGAN PERNIAGAAN (TIDAK LENGKAP)

1. Penyata Kewangan menjadi tidak tepat. Paparan maklumat Jualan atau Belian dan Perbelanjaan tidak seimbang mengakibatkan samada ianya menjadi samada terlalu Untung atau terlalu Rugi atau tidak logik sama sekali.
2. Apabila penyata kewangan tidak tepat, ia akan memberikan kesan kepada syarikat terhadap pihak berkuasa seperti Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN) khususnya dari segi laporan untung rugi yang bakal ditaksir...
3. Penyata kewangan yang dihasilkan tidak dapat dijadikan sumber rujukan yang tepat kepada syarikat bagi merangka pelan kewangan tahun yang akan datang..

Pendek kata berbagai masalah yang akan timbul, hasil daripada maklumat yang tidak lengkap..

Oleh itu, Tuan-tuan semua, marilah kita bersama-sama bermuhasabah bukan saja pada perniagaan malah diri kita juga agar bersedia dimasa akan datang.

Setiap maklumat kewangan tanpa bukti sokongan berupa dokumen perniagaan adalah bagaikan PATI (Pendatang Tanpa Izin) dan tidak akan diterima..

Salam Perkongsianku Untuk Semua....

"Selamat Maju Jaya"