Sketsa Asas Buku Simpan Kira @ Book Keeping Basic

Salam Ramadan diawal kalam, buat Tuan-tuan yang dihormati

Hari ini kita masuk selangkah demi selangkah ke alam Accounting, ke arah kawalan pengurusan kewangan tuan-tuan.  

• Tidak perlu berasa bimbang berkenaan perkara Teknikal, malah apa yang penting adalah kesedaran @ awareness tuan-tuan berkenaan tindakan yang boleh memudahkan proses tersebut.

• Lazimnya, setiap transaksi urusniaga tuan-tuan akan menghasilkan dokumen-dokumen. Ianya sangat penting dalam proses simpankira kerana merupakan bukti yang menyokong kepada penghasilan / kewujudan transaksi tersebut. 

• Seringkali terjadi penyediaan akaun didesak oleh usahawan berdasarkan anggaran @ estimate tanpa mengambilkira dokumen sokongan yang akan mengakibatkan masalah dikemudian hari. Kaedah begini amatlah tidak digalakkan walaupun ianya mudah.

• Jadi bagaimana kita ingin mengelakkan terjadinya masalah seperti ilustrasi diatas......sehingga segala dokumen sudah menimbun dan tidak terurus bak Zombie...

Bagaimana Caranya?

Al-Kisah:-

• JUALAN - Jualan adalah transaksi dengan Pelanggan@ Customer

1. Menyediakan Invois Jualan - maklumat berkenaan no. invois, tarikh, pelanggan, butiran dan jumlah.
2. Buat 2 kaedah penyimpanan @ rekod - hardcopy dan softcopy

• Hardcopy-Simpan semua salinan invois kedalam fail dan diasingkankan mengikut bulan. Invois yang belum berbayar hendaklah difailkan berasingan.
• Softcopy - Taip senarai invois dan butiran lanjut kedalam Microsoft excel 

• BELIAN - Belian pula melibatkan Bayaran kepada Pembekal @ Supplier

1. Merekodkan Invois dan Resit Belian - maklumat berkenaan no. invois belian, tarikh, pembekal, butiran dan jumlah.
2. Buat 2 kaedah penyimpanan @ rekod - hardcopy dan softcopy

• Hardcopy-Simpan semua resit belian kedalam fail dan diasingkankan mengikut bulan. Bagi invois belian yang belum dibayar hendaklah difailkan berasingan. 
• Softcopy - Taip senarai invois pembekal dan butiran lanjut kedalam Microsoft excel

• Tunai dan Bank - Transaksi duit keluar masuk syarikat samada Tunai atau Bank

1. Duit Masuk - Failkan Duit Masuk - Slip Bank bagi Bank/ Sekiranya Tunai sediakan satu buku Log Duit masuk dimana maklumat berkenaan tarikh, butiran pembayar, jumlah. Didalam Fail, asingkan mengikut Bulan.
2. Duit Keluar - Sediakan Baucar Bayaran@ Payment Voucher- Failkan mengikut bulan. Lampirkan/ staplekan sekali bersama salinan resit atau invois bayaran.
3. Digalakkan menyediakan Buku Tunai@ Cash Book dalam bentuk Microsoft Excel. 

  

• Aset - Aset syarikat berupa kenderaan, perabot dan lekapan, komputer dan lain-lain

1. Sediakan senarai Aset Syarikat anda dalam Microsoft Excel
2. Failkan salinan invois belian aset.

• Modal dan Ambilan@ Advances - Duit Kemasukan Modal kedalam perniagaan oleh Usahawan dan ambilan duit keluar/ tuntutan

1. Senaraikan segala modal anda dalam Microsoft Excel.
2. Failkan segala resit dan tuntutan dan diasingkan mengikut bulan.

Secara amnya kaedah asas ini boleh digunapakai oleh syarikat kecil dan sederhana (SME). Semakin besar syarikat, maka semakin bertambah pelbagai jenis transaksi yang perlu direkod dan memerlukan khidmat seorang akauntan.

Bagi syarikat yang kecil, bahagian penyimpanan asas dokumen yang disebutkan diatas tadi seperti jualan, belian, buku tunai dan bank, aset, modal dan ambilan perlu dilakukan dengan sempurna. Penyediaan laporan kewangan boleh disub-kan/ diserahkan kepada firma akaun luar untuk menjimatkan masa kerana terdapat bahagian teknikal akaun yang memerlukan kemahiran dalam bidang tersebut. 

Perkara paling penting sebenarnya bergantung kepada pihak yang bertanggungjawab untuk merekodkan transaksi/ Book Keeper. Samada ianya diuruskan oleh usahawan bersendirian atau pun pekerja yang penting adalah disiplin dan Will Power.  

Sebarang penambahan ilmu amatlah dialu-alukan....terima kasih

Selamat Beramal...